专题学习-标准化工作导则1-8 要素的编写

8.1 封面

封面这一要素用来给出标明文件的信息。

在封面中应标明以下必备信息:文件名称、文件的层次或类别(如“中华人民共和国国家标准”“中华人民共和国国家标准化指导性技术文件”等字样)、文件代号(如“GB“ )、文件编号 1) 、国际标准分类(ICS) 号、中国标准文献分类(CCS) 号、发布日期、实施日期、发布机构等。

如果文件代替了一个或多个文件,在封面中应标明被代替文件的编号。当被代替文件较多时,被代替文件编号不应超过一行。如果文件与国际文件有一致性对应关系,那么在封面中应标示一致性程度标识。

注:如果在封面中不能用一行给出所有被代替文件的编号,那么在前言中说明文件代替其他文件的情况时给出[见8.3c)] 。

国家标准、行业标准的封面还应标明文件名称的英文译名;行业标准的封面还应标明备案号。文件征求意见稿和送审稿的封面显著位置,应按照D.1的规定给出征集文件是否涉及专利的信息。

1) 文件编号由文件代号、顺序号及发布年份号构成。文件代号由大写拉丁字母和/或符号“/”组成,顺序号由阿拉伯数字组成,发布年份号由四位阿拉伯数字组成,顺序号和年份号之间使用一字线形式的连接号。例如:GB/T XXXXX-XXXX。

8.2 目次

目次这一要素用来呈现文件的结构。为了方便查阅文件内容,通常有必要设置目次。

根据所形成的文件的具体情况,应依次对下列内容建立目次列表:

a)前言,

b)引言,

c)章编号和标题,

d)条编号和标题,(需要时列出)

e)附录编号、“(规范性)”/" (资料性)”和标题,

f)附录条编号和标题,(需要时列出)

g)参考文献,

h)索引,

i)图编号和图题(含附录中的),(需要时列出)

j)表编号和表题(含附录中的)。(需要时列出)

上述各项内容后还应给出其所在的页码。在目次中不应列出“术语和定义”中的条目编号和术语。电子文本的目次宜自动生成。

8.3 前言

前言这一要素用来给出诸如文件起草依据的其他文件、与其他文件的关系和编制、起草者的基本信息等文件自身内容之外的信息。前言不应包含要求、指示、推荐或允许型条款,也不应使用图、表或数学公式等表述形式。前言不应给出章编号且不分条。

根据所形成的文件的具体情况,在前言中应依次给出下列适当的内容。

a)文件起草所依据的标准。具体表述为“本文件按照GB/T 1.1-2020 《标准化工作导则 第1部分:标准化文件的结构和起草规则》的规定起草。

b)文件与其他文件的关系。需要说明以下两方面的内容:

  • 与其他标准的关系;

  • 分为部分的文件的每个部分说明其所属的部分并列出所有已经发布的部分的名称。

c)文件与代替文件的关系。需要说明以下两方面的内容:

  • 给出被代替、废止的所有文件的编号和名称;

  • 列出与前一版本相比的主要技术变化。

d)文件与国际文件关系的说明。GB/T 20000.2 中规定了与国际文件存在着一致性对应关系的我国文件,在前言中陈述的相关信息。

e)有关专利的说明。D.2中规定了尚未识别出文件的内容涉及专利时,在前言中需要给出的相关内容。

f)文件的提出信息(可省略)和归口信息。对于由全国专业标准化技术委员会提出或归口的文件,应在相应技术委员会名称之后给出其国内代号,使用下列适当的表述形式:

  • 本文件由全国XXXX标准化技术委员会(SAC/TC XXX) 提出。

  • 本文件由XXXX提出。

  • 本文件由全国XXXX标准化技术委员会(SAC/TC XXX) 归口。

  • 本文件由XXXX归口。

g)文件的起草单位主要起草人,使用下列表述形式:

  • 本文件起草单位:……。

  • 本文件主要起草人:……。

h)文件及其所代替或废止的文件的历次版本发布情况。

8.4 引言

引言这一要素用来说明与文件自身内容相关的信息,不应包含要求型条款。分为部分的文件的每个部分,或者文件的某些内容涉及了专利,均应设置引言。引言不应给出章编号。当引言的内容需要分条时,应仅对条编号,编为0.1 、0.2 等。

在引言中通常给出下列背景信息:

——编制该文件的原因、编制目的、分为部分的原因以及各部分之间关系(见5.2)等事项的说明;

——文件技术内容的特殊信息或说明。

如果编制过程中已经识别出文件的某些内容涉及专利,应按照D.3的规定给出有关内容。如果需要给出有关专利的内容较多时,可将相关内容移作附录。

8.5 范围

8.5.1 范围这一要素用来界定文件的标准化对象和所覆盖的各个方面,并指明文件的适用界限。必要时,范围宜指出那些通常被认为文件可能覆盖,但实际上并不涉及的内容。分为部分的文件的各个部分,其范围只应界定各自部分的标准化对象和所覆盖的各个方面。

注:适用界限指文件(而不是标准化对象)适用的领域和使用者。

8.5.2 该要素应设置为文件的第1章,如果确有必要,可以进一步细分为条。

8.5.3 范围的陈述应简沾,以便能作为内容提要使用。在范围中不应陈述可在引言中给出的背景信息(见8.4)。范围应表述为一系列事实的陈述,使用陈述型条款,不应包含要求、指示、推荐和允许型条款。

范围的陈述应使用下列适当的表述形式:

——“本文件规定了……的要求/特性/尺寸/指示“;

——“本文件确立了……的程序/体系/系统/总体原则”;

——“本文件描述了……的方法/路径”;

——“本文件提供了……的指导/指南/建议”;

——“本文件给出了……的信息/说明”;

——“本文件界定了……的术语/符号/界限”。

文件适用界限的陈述应使用下列适当的表述形式:

——“本文件适用于……”;

——“本文件不适用于……“。

8.6 规范性引用文件

8.6.1 界定和构成

规范性引用文件这一要素用来列出文件中规范性引用(见9.5.4.2.1) 的文件,由引导语和文件清单构成。该要素应设置为文件的第2章,且不应分条。

8.6.2 引导语

规范性引用文件清单应由以下引导语引出:

下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中,注日期的引用文件,仅该日期对应的版本适用于本文件;不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。

注:对于不注日期的引用文件,如果最新版本未包含所引用的内容,那么包含了所引用内容的最后版本适用。

如果不存在规范性引用文件,应在章标题下给出以下说明:

本文件没有规范性引用文件。

8.6.3 文件清单

8.6.3.1 文件清单中应列出该文件中规范性引用的每个文件,列出的文件之前不给出序号。

根据文件中引用文件的具体情况,文件清单中应选择列出下列相应的内容:

——注日期的引用文件,给出“文件代号、顺序号及发布年份号和/或月份号“以及“文件名称“;

——不注日期的引用文件,给出“文件代号、顺序号“以及“文件名称“;

——不注日期引用文件的所有部分,给出“文件代号、顺序号”和“(所有部分)“以及文件名称中的“引导元素(如果有)和主体元素”(见6.1.1);

——引用国际文件、国外其他出版物,给出“文件编号”或“文件代号、顺序号“以及“原文名称的中文译名“,并在其后的圆括号中给出原文名称。

列出标准化文件之外的其他引用文件和信息资源(印刷的、电子的或其他方式的),应遵守GB/T 7714 确定的相关规则。

8.6.3.2 根据文件中引用文件的具体情况,文件清单中列出的引用文件的排列顺序为:

a)国家标准化文件,

b)行业标准化文件,

c)本行政区域的地方标准化文件(仅适用于地方标准化文件的起草),

d)团体标准化文件(需符合9.5.4.4 中规定的限制条件),

e)ISO、ISO/IEC或IEC标准化文件,

f)其他机构或组织的标准化文件(需符合9.5.4.4 中规定的限制条件),

g)其他文献。

其中,国家标准、ISO或IEC标准按文件顺序号排列;行业标准、地方标准、团休标准、其他国际标准化文件先按文件代号的拉丁字母和/或阿拉伯数字的顺序排列,再按文件顺序号排列。

8.7 术语和定义

8.7.1 界定和构成

术语和定义这一要素用来界定为理解文件中某些术语所必需的定义,由引导语和术语条目构成。该要素应设置为文件的第3章,为了表示概念的分类可以细分为条,每条应给出条标题。

8.7.2 引导语

根据列出的术语和定义以及引用其他文件的具体情况,术语条目应分别由下列适当的引导语引出:

——“下列术语和定义适用于本文件。”(如果仅该要素界定的术语和定义适用时)

——”……界定的术语和定义适用于本文件。”(如果仅其他文件中界定的术语和定义适用时)

——“……界定的以及下列术语和定义适用于本文件。”(如果其他文件以及该要素界定的术语和定义适用时)

如果没有需要界定的术语和定义,应在章标题下给出以下说明:

本文件没有需要界定的术语和定义。

8.7.3 术语条目

8.7.3.1 通则

术语条目宜按照概念层级分类和编排,如果无法或无须分类可按术语的汉语拼音字母顺序编排。

术语条目的排列顺序由术语的条目编号来明确。条目编号应在章或条编号之后使用下脚点加阿拉伯数字的形式(见第3章的条目编号)。

注:术语的条目编号不是条编号。

每个术语条目应包括四项内容:条目编号、术语、英文对应词、定义,根据需要还可增加其他内容。按照包含的具体内容术语条目中应依次给出:

a)条目编号,

b)术语,

c)英文对应词,

d)符号,

e)术语的定义,

f)概念的其他表述形式(如图、数学公式等),

g)示例,

h)注,

i)来源等。

其中,符号如果来自于国际权威组织,宜在该符号后同一行的方括号中标出该组织名称或缩略语;图和数学公式是定义的辅助形式;注给出补充术语条目内容的附加信息,例如,与适用于量的单位有关的信息。

术语条目不应编排成表的形式,它的任何内容均不准许插入脚注。

8.7.3.2 需定义术语的选择

术语和定义这一要素中界定的术语应同时符合下列条件:

——文件中至少使用两次;

——专业的使用者在不同语境中理解不一致;

——尚无定义或需要改写已有定义;

——属于文件范围所限定的领域内。

如果文件中使用了文件的范围所限定的领域之外的术语,可在条文的注中说明其含义,不宜界定其他领域的术语和定义。

术语和定义中宜尽可能界定表示一般概念的术语,而不界定表示具体概念的组合术语。例如,当具体概念“自驾游基础设施”等同于“自驾游”和“基础设施“两个一般概念之和时,分别定义术语“自驾游”和“基础设施”即可,不必定义”自驾游基础设施“。

注:表达具体概念的术语往往由表达一般概念的术语组合而成。

8.7.3.3 定义

定义的表述宜能在上下文中代替其术语。定义宜采取内涵定义的形式,其优选结构为:“定义=用于区分所定义的概念同其他并列概念间的区别特征+上位概念”。

定义中如果包含了其所在文件的术语条目中已定义的术语,可在该术语之后的括号中给出对应的条目编号(见3.1 的术语条目定义中给出的条目编号),以便提示参看相应的术语条目。

定义应使用陈述型条款,既不应包含要求型条款,也不应写成要求的形式。附加信息应以示例或注的表述形式给出。

8.7.3.4 来源

在特殊情况下,如果确有必要抄录其他文件中的少量术语条目,应在抄录的术语条目之下准确地标明来源(见9.5.4.3 ,又见3.1 的术语条目中的来源)。当需要改写所抄录的术语条目中的定义时,应在标明来源处予以指明。具体方法为:在方括号中写明”来源:文件编号,条目编号,有修改”(见3.3.3中的来源)。

8.8 符号和缩略语

8.8.1 界定和构成

符号和缩略语这一要素用来给出为理解文件所必需的、文件中使用的符号和缩略语的说明或定义,由引导语和带有说明的符号和/或缩略语清单构成。如果需要设置符号或缩略语,宜作为文件的第4章。如果为了反映技术准则,符号需要以特定次序列出,那么该要素可以细分为条,每条应给出条标题。

根据编写的需要,该要素可并入“术语和定义”(见8.7) 。

8.8.2 引导语

根据列出的符号、缩略语的具体情况,符号和/或缩略语清单应分别由下列适当的引导语引出:

——“下列符号适用于本文件。”(如果该要素列出的符号适用时)

——“下列缩略语适用于本文件。”(如果该要素列出的缩略语适用时)

——“下列符号和缩略语适用于本文件。”(如果该要素列出的符号和缩略语适用时)

8.8.3 清单和说明

无论该要素是否分条,清单中的符号和缩略语之前均不给出序号,且宜按下列规则以字母顺序列出:

a)大写拉丁字母置于小写拉丁字母之前(A、a、B、b 等);

b)无角标的字母置于有角标的字母之前,有字母角标的字母置于有数字角标的字母之前(B、b、C、Cm 、CZ 、c 、d 、dext 、dint 、d1 等) ;

c)希腊字母置于拉丁字母之后(Ζ 、z 、A 、α 、B 、β、…、Λ、λ等) ;

d)其他特殊符号置于最后。

符号和缩略语的说明或定义宜使用陈述型条款,不应包含要求和推荐型条款。

8.9 分类和编码/系统构成

8.9.1 分类和编码这一要素用来给出针对标准化对象的划分以及对分类结果的命名或编码,以方便在文件核心技术要素中针对标准化对象的细分类别作出规定。它通常涉及“分类和命名”“编码和代码”等内容。

8.9.2 对于系统标准,通常含有系统构成这一要素。该要素用来确立构成系统的分系统,或进一步的组成单元。系统标准的核心技术要素将包含针对分系统或组成单元作出规定的内容。

8.9.3 分类和编码/系统构成通常使用陈述型条款。根据编写的需要,该要素可与规范、规程或指南标准中的核心技术要素(见8.11) 的有关内容合并,在一个复合标题下形成相关内容。

8.10 总体原则和/或总体要求

总休原则这一要素用来规定为达到编制目的需要依据的方向性的总框架或准则。文件中随后各要素中的条款或者需要符合或者具体落实这些原则,从而实现文件编制目的。总体要求这一要素用来规定涉及整体文件或随后多个要素均需要规定的要求。

文件中如果涉及了总体原则/总则/原则,或总体要求的内容,宜设置总体原则/总则/原则,或总体要求。总体原则/总则/原则应使用陈述或推荐型条款,不应包含要求型条款。总体要求应使用要求型条款。

8.11 核心技术要素

核心技术要素这一要素是各种功能类型标准[见4.2b) ]的标志性的要素,它是表述标准特定功能的要素。标准功能类型不同,其核心技术要素就会不同,表述核心要素使用的条款类型也会不同。各种功能类型标准所具有的核心技术要素以及所使用的条款类型应符合表4 的规定。各种功能类型标准的核心技术要素的具体编写应遵守GB/T 20001 (所有部分)的规定。

表4 各种功能类型标准的核心技术要素以及所使用的条款类型
标准功能类型 核心技术要素 使用的条款类型
术语标准 术语条目 界定术语的定义使用陈述型条款
符号标准 符号/标志及其含义 界定符号或标志的含义使用陈述型条款
分类标准 分类和/或编码 陈述、要求型条款
试验标准 试验步骤
试验数据处理
指示、要求型条款
陈述、指示型条款
规范标准 要求
证实方法
要求型条款
指示、陈述型条款
规程标准 程序确立
程序指示
追溯/证实方法
陈述型条款
指示、要求型条款
指示、陈述型条款
指南标准 需考虑的因素 推荐、陈述型条款
注:如果标准化指导性技术文件具有与表中规范标准、规程标准相同的核心技术要素及条款类型,那么该标准化指导性技术文件为规范类或规程类。
https://basestd.stdfirm.com/

8.12 其他技术要素

根据具体情况,文件中还可设置其他技术要素,例如试验条件、仪器设备、取样、标志、标签和包装、标准化项目标记、计算方法等。如果涉及有关标准化项目标记的内容,应符合附录B 规定。

8.13 参考文献

参考文献这一要素用来列出文件中资料性引用(见9.5.4.2.2) 的文件清单,以及其他信息资源清单,例如起草文件时参考过的文件,以供参阅。

如果需要设置参考文献,应置于最后一个附录之后。文件中有资料性引用的文件,应设置该要素。该要素不应分条,列出的清单可以通过描述性的标题进行分组,标题不应编号。

清单中应列出该文件中资料性引用的每个文件。每个列出的参考文件或信息资源前应在方括号中给出序号。清单中所列内容及其排列顺序以及在线文献的列出方式均应符合8.6.3 的相关规定,其中列出的国际文件、国外文件不必给出中文译名。

8.14 索引

索引这一要素用来给出通过关键词检索文件内容的途径。如果为了方便文件使用者而需要设置索引,那么它应作为文件的最后一个要素。

该要素由索引项形成的索引列表构成。索引项以文件中的“关键词”作为索引标目,同时给出文件的规范性要素中对应的章、条、附录和/或图、表的编号。索引项通常以关键词的汉语拼音字母顺序编排。为了便于检索可在关键词的汉语拼音首字母相同的索引项之上标出相应的字母。

电子文本的索引宜自动生成。